Zamiast drukować rozmaite dokumenty, na przykład umowy, lepiej je zeskanować i przechowywać w komputerze, a jeszcze lepiej skopiować je do chmury.  Podpowiadamy, jak zdigitalizować domowe biuro

Tak wiele się ostatnio dzieje w dziedzinie zmian klimatycznych, że nie sposób nie dostrzec wpływu tych zmian na nasze życie codzienne. Weźmy powodzie: przerażające obrazy domów porwanych potokami rwącej, brudnej wody na pewno niejednej i niejednemu z nas nasunęły na myśl pytanie, jakież to elementy naszego własnego dobytku, ginąc bezpowrotnie, przyprawiłyby nas o głębokie poczucie straty? Pomijając już wszystkie straty o charakterze materialnym, na pewno utrata wielu sentymentalnych czy po prostu drogich sercu pamiątek, byłaby bardzo smutnym przeżyciem. Dlatego warto pomyśleć zawczasu i skopiować zdjęcia i filmy z rodzinnych wakacji czy ważnych wydarzeń życiowych – do chmury.

Jeśli chodzi o mniej sentymentalne straty, jednakże bez wątpienia bolesne, to na pewno zaliczyć do nich byśmy musieli utratę dokumentów. Wiele z nich można odtworzyć, ale odbyłoby się to kosztem wielu wysiłków i starań. Na przykład akty notarialne można odtworzyć uzyskując odpisy wprost u notariusza. Wszelkie odpisy formalnych dokumentów możemy uzyskać w razie potrzeby zamawiając je w odpowiednich urzędach – księgi wieczyste dostępne są on-line, podobnie jak dokumenty rejestrowe lub akty cywilne. Gorzej z umowami, ponieważ musimy liczyć, że druga strona posiada oryginalny wydruk lub skan umowy.

SKAN CZY WYDRUK

Kiedy istnieje potrzeba wypełnienia dowolnego formularza i odesłania jego skanu, zastanów się czy na pewno warto go drukować, wypełniać długopisem a następnie skanować. Czy nie prościej będzie wypełnić go w komputerze – pamiętaj, że każdy dokument pdf można swobodnie edytować w wordzie i drukowanie formularza nie zawsze jest sensowne.

Na okoliczność klęsk żywiołowych, pożaru a także w razie zagubienia, warto pomyśleć o zeskanowaniu wszystkich ważnych dokumentów oraz zadbanie, aby cała dokumentacja w postaci elektronicznej była odtąd przechowywana w bezpiecznym miejscu: na komputerze, a ponadto na zewnętrznym dysku, który można nota bene wziąć z sobą w dowolne miejsce oraz w chmurze. Dziś każdy posiadacz osobistego komputera, jeśli ma nim zainstalowany popularny pakiet Windows, automatycznie dysponuje pewną przestrzenią na zewnętrznym wirtualnym dysku. Do najpopularniejszych serwisów oferujących usługi przechowywania dowolnych plików, a więc także i skanów w chmurze, należy OneDrive (oferowany przez Microsoft), a także Google Disc, DropBox oraz ICloud. Każdy z tych dostawców oferuje pewną ilość przestrzeni za darmo, a zatem jeśli nie prowadzimy rozległej działalności prawnej czy artystycznej i nie generujemy zbyt wielu wielkich plików, możemy w bardzo bezbolesny dla kieszeni sposób zyskać bezpieczeństwo dla naszych zasobów biurowych i rodzinnych.

Ponadto, każdy, kto posiada dokumenty w chmurze, zyskuje natychmiast możliwość udostępniania ich a nawet wspólnej pracy nad dowolnym dokumentem z osobami, które są zlokalizowane choćby na drugim końcu świata. To niesamowita wygoda.

TOŻSAMOŚĆ W CYFROWYM ŚWIECIE

Odrębnym zagadnieniem, kiedy mowa o przejściu na elektroniczną formę dokumentacji, jest poświadczanie swojej tożsamości i autentyczności dokumentów. W przypadku umów, uznanie skanu podpisanej umowy za wystarczający, a więc wiążący prawnie, może nastąpić wówczas, gdy dysponujemy dowodem na to, że druga strona wyraziła zgodę na zawarcie umowy w formie elektronicznej, a więc musimy mieć oświadczenie woli takiej osoby czy instytucji. Tutaj możliwe są dwa podejścia: albo wykupujemy dostęp do jednej z aplikacji oferującej możliwość autentykacji podpisu albo po prostu posługujemy się swoim podpisem i w razie wątpliwości, wykazujemy przed sądem, że nasz podpis jest autentyczny bądź został sfałszowany. W każdym przypadku jednak unikamy konieczności drukowania umowy i bazujemy wyłącznie na jej formie cyfrowej.

Jeśli masz wątpliwości, czy otrzymana e-mailem umowa została podpisana przez osobę, za którą podaje się sygnatariusz, warto wiedzieć, że kwestie wiarygodności zostały uregulowane Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Zgodnie z nim do weryfikacji tożsamości wystarczy adres e-mail, treść oraz stopka wiadomości, z której otrzymujesz skan. Te elementy bowiem spełniają wymogi podpisu elektronicznego, a umowa podpisana w taki sposób jest ważna.

SPRAWY URZĘDOWE

W przypadku licznych dokumentów urzędowych z kolei, nie tylko warto, ale wręcz trzeba uzyskać dostęp do ePUAP (Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) pozwalający na załatwienie wielu spraw w różnych urzędach bez wychodzenia z domu – przez internet, w wybranym przez siebie czasie i w dowolnym miejscu. Wniosków urzędowych nie trzeba podpisywać ręcznie, jednakże do podpisu elektronicznych dokumentów należy wyrobić sobie bezpłatny profil zaufany czyli metodę potwierdzania tożsamości obywatela w urzędach i instytucjach publicznych; można za jego pomocą zalogować się do takiego systemu, a w razie takiej potrzeby złożyć podpis elektroniczny (podpis zaufany), który wobec podmiotów publicznych jest równie skuteczny jak podpis własnoręczny.

Wszystkie te kwestie są, oczywiście, niezwykle ważne dla naszego bezpieczeństwa i spokoju, ale są także istotne ze względu na nasz wpływ na środowisko. Przejście na cyfrową formę załatwiania spraw, to znaczne oszczędności papieru, energii, prądu, paliwa. Nie wysyłaj papieru pocztą, nie drukuj – przejdź na cyfrową wygodę i bezpieczeństwo!