Coraz więcej firm przestawia się na tryb działania paperless, czyli zupełnie bez dokumentacji papierowej. Być może warto pomyśleć o tym samym i zdigitalizować także i naszą własną dokumentację firmową - jeśli prowadzisz firmę, albo po prostu domową?

Idea, jaka przyświeca takim rozwiązaniom, to po prosu ochrona przyrody. Gromadzenie papierów jest nieekologiczne. Wiadomo: las rośnie powoli i szkoda ścinać drzewa tylko po to, aby na papierze wyprodukowanym z celulozy wydrukować coś, co po przeczytaniu od razu trafi do śmieci (albo do przerobu).

Poza tym nie oszukujmy się: któż z nas nie tonie w nadmiarze dokumentów, papierzysk, korespondencji, rachunków i wydruków?! Wiele z nich nie jest nam tak naprawdę do niczego potrzebnych, ale trzymamy w domu całą tę makulaturę „na wszelki wypadek”. Bo może się kiedyś przyda. A kiedy rzeczywiście przychodzi taki moment, że chcemy odszukać wymagany dokument, niekiedy okazuje się, że nie możemy go znaleźć, mimo że systematycznie przeszukaliśmy wszystkie szuflady w domu.

A zatem również i z tego, bardzo praktycznego względu, warto rozważyć przejście na domowe biuro paperless!

Od czego należy zacząć? Poniżej podajemy praktyczny przewodnik po tworzeniu domowego biura cyfrowego w dziesięciu krokach!

(1)

Pierwszym krokiem może być oszacowanie i uporządkowanie posiadanej obecnie masy dokumentów.

(2)

Następnie pozbywamy się tych, które obiektywnie rzecz biorąc, są niepotrzebne lub bardzo łatwe do odtworzenia, na przykład poprzez sporządzenie wydruku z ogólnie dostępnej bazy albo z egzemplarza cyfrowego, który posiadamy w komputerze. Ileż to razy drukujemy dokument całkiem niepotrzebnie, bo przecież jest wciąż zapisany na twardym dysku lub na koncie e-mailowym, i potem taki papierowy wydruk zalega w szufladzie, nie wiadomo dlaczego! Sporo miejsca zajmują, na przykład, warunki ogólne polis ubezpieczeniowych załączane do kolejno zawieranych polis, a często mają postać książeczki formatu A4. A przecież warunki ogólne, także i dawno temu zawartych polis, wciąż są dostępne w internecie, lub bez trudu mogą być udostępnione przez towarzystwo ubezpieczeniowe. Na dobrą sprawę z taką samą łatwością można odtworzyć akt notarialny, zamawiając odpis wprost u notariusza, albo wręcz ściągając pdf z bazy sądowej on-line: tak wygenerowany odpis, na przykład księgi wieczystej, może wprawdzie wydrukować, ale też powstaje pytanie właściwie po co, skoro odpis doskonale da radę w formacie pdf.

(3)

Kiedy już zidentyfikujemy te wszystkie dokumenty, które są ważne, przystępujemy do oceny, czy wśród nich są takie, które absolutnie i bezwzględnie muszą istnieć w formie papierowej. Taki los spotka zapewne świadectwa szkolne i dyplomy. Przygotowujemy dla nich specjalne miejsce i godzimy się, że tak musi pozostać, ale zanim schowamy je do szafy, czeka je podobny los, jak pozostałych ważnych dokumentów, a więc skanowanie.

(4)

Skanowanie to kolejny krok w digitalizacji domowego biura. Oczywiście pierwszy jej etap jest szczególnie uciążliwy, bowiem nadrabiamy wieloletnie zaległości. Po sporządzeniu skanów możemy już z czystym sumieniem oddać sporo dokumentów na makulaturę (ewentualnie poprzedzając tę czynność zniszczeniem ich w niszczarce).

(5)

Następnie musimy zadbać o zeskanowane lub ściągnięte on-line dokumenty. Najlepszym sposobem jest zgromadzenie ich w bezpiecznym miejscu, czyli takim, które posiada kopię bezpieczeństwa. Zewnętrzny dysk ma swoje zalety, bowiem nie zawsze mamy dostęp do internetu, a do zewnętrznego dysku – zawsze. Ma też jednak swoje wady, mianowicie takie, że się może zepsuć, zagubić, być ukradzionym, albo też może się okazać, że mamy na nim za mało miejsca. Najlepiej zatem działać na dwa fronty: zaopatrzyć się w wielki dysk, na przykład 2 - 4 terabajty a jednocześnie wykupić sobie miejsce w chmurze, na przykład w ramach usług typu One Drive, GoogleDocs czy DropBox oferowanych przez wielkie firmy informatyczne.

(6)

Na dysku tworzymy sensowne foldery: tematyczne a wewnątrz nich – chronologiczne. Ponadto staramy się przyjąć rozsądne i przemyślane nazewnictwo przechowywanych na dysku dokumentów, aby bez trudu odszukać potrzebny dokument… i to po latach, kiedy zapomnimy już co mogliśmy mieć na myśli nadając jakiemuś plikowi nazwę „polisa od pani Kasi”. W przypadku obrazów możemy nazywać grupę plików podobną nazwą lub przynajmniej pilnować klarownego nazewnictwa folderów. Jeśli jednak może się zdarzyć, że ilustracje będą nam potrzebne do pracy, należy je odpowiednio otagować, ale to jest już zajęcie o wiele bardziej skomplikowane i, niejako, z innej piosenki.

W ten oto sposób zbudowaliśmy nasze repozytorium. Teraz musimy złożyć solenną obietnicę (sobie samym), że to właśnie tutaj na bieżąco będą trafiać wszystkie ważne dokumenty i że stos dziwacznych, nieposortowanych papierzysk już nigdy nie urośnie w żadnej szufladzie!

(7)

Niektórzy idą dalej i zaopatrują się w narzędzie typu wirtualnego OCR, a więc wyszukiwarki dokumentów po treści, co jest możliwe pod warunkiem, że wszelkie dokumenty zachowujemy w postaci tekstowej, która umożliwia sprawne wyszukiwanie po treści. Warto zwrócić uwagę na takie funkcje przy zakupie skanera: często posiadają one funkcję rozpoznawania tekstu.

Jakie ważne zwyczaje, oprócz skanowania dokumentów na bieżąco warto wprowadzić w życie?

(8)

Na pewno warto zainstalować sobie jedną z aplikacji do przechowywania paragonów. Pomoże nam ona przede wszystkim przechowywać paragony i karty lojalnościowe, pamiętać o datach zwrotu lub terminach gwarancji czy ubezpieczaniu sprzętu AGD.

(9)

Warto stworzyć sobie profil w EBOKU u dostawców energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych czy gazu oraz w ustawieniach profilu zrezygnować z faktur w formie papierowego dokumentu wysyłanego pocztą do domu.

(10)

To samo należy ustalić z bankami: aby nie przysyłały wyciągów z konta w kopercie do domu. Zamiast tego lepiej jest korzystać z funkcjonalności oferowanych przez platformy prowadzone przez banki do obsługi rachunków.